Với những người kinh doanh trên TMĐT, đơn hàng ảo là nỗi ác mộng khôn nguôi. Không chỉ mang lại sự phiền toái mà còn gây nên thiệt hại cho hoạt động kinh doanh. Để trang bị hành trang đầy đủ xử lý đơn hàng ảo cũng như phòng tránh thiệt hại không đáng có, mời bạn theo dõi ngay bài viết dưới đây.
Đơn hàng ảo là gì?
Đơn hàng ảo là đơn hàng không hề có bất kỳ thông tin nào (mã vận đơn, mã đơn hàng) trên các hệ thống đặt hàng trực tuyến của bạn. Lạ kỳ ở chỗ đơn hàng giả mạo có thông tin giao nhận trùng khớp với đơn hàng thật (thông tin người nhận, ghi chú đơn hàng, phí thu hộ,…). Tuy nhiên, đơn hàng này không ghi nhận mã vận đơn hay mã đơn hàng trên hệ thống bán hàng.
Ngoài ra, đơn hàng ảo cũng núp bóng các đơn hàng quà tặng kèm từ các nhà bán kèm theo thông báo về chương trình khuyến mãi nào đó để tăng thêm tính thuyết phục cho người nhận.
Ở một vài trường hợp khi shop muốn chạy số đơn hàng trên TMĐT để nhận đánh giá tốt cũng như “thiện cảm” đến từ sàn TMĐT, họ chủ động tạo ra các đơn hàng ảo – shop tự đặt mua. Vì thế đơn hàng ảo chưa chắc là đã xấu.
Kinh nghiệm xử lý khi gặp tình trạng đơn hàng ảo
Khi có phát hiện có đơn hàng mới, nếu đây là khách hàng mới với thái độ mua hàng “lạ lùng”, bạn có thể áp dụng các cách sau đây:
- Với đơn đặt hàng từ trang thương mại điện tử, bạn vào danh sách mua hàng, lựa chọn đơn hàng và nhấn vào nút “Huỷ”. Tuy nhiên, sàn TMĐT cần biết rằng lý do huỷ đơn hàng là gì. Lúc này chỉ cần chọn vào “Đơn hàng ảo”.
- Tiếp theo, sử dụng tính năng Báo cáo xấu, sàn TMĐT sẽ kiểm tra và tạo cảnh báo về khách hàng trên hệ thống mua hàng. Để chắc chắn, bạn hãy Chặn ngay người mua hàng, số điện thoại để đăng ký sẽ liệt vào danh sách đen của nhà bán.
- Tuy nhiên, bạn cần lưu ý, shop vẫn sẽ bị trừ điểm hoạt động khi huỷ đơn hàng. Việc huỷ đơn hàng cũng sẽ khiến cho tỷ lệ đơn huỷ tăng theo. Vì thế, bạn cũng nên cân nhắc chắc chắn để huỷ đơn.
- Ngoài ra, nếu bạn nhận đơn đặt hàng ở hệ thống ngoài (fanpage/ website riêng) thì bạn có thể chủ động tạo một danh sách đen về số điện thoại/ địa chỉ giao hàng. Để bổ sung cho lượng danh sách đen dày đặc, bạn có thể tham gia vào các nhóm giao hàng chung với các shop gửi hàng khác. Ngoài ra, các đơn vị vận chuyển cũng có một lượng khách hàng thường xuyên đặt đơn hàng ảo dày đặc, bạn cũng có thể tham khảo thêm.
>> Xem thêm: Chuyển hoàn là gì? Làm sao để hạn chế tình trạng chuyển hoàn đơn hàng?
Cách phòng tránh đơn hàng ảo thế nào?
Nhằm chủ động phòng tránh đơn hàng ảo, chủ shop có thể thực hiện theo các cách sau:
- Cảnh giác với đơn hàng đặt thu hộ. Kiểm tra địa chỉ giao hàng hoặc số điện thoại có dính phải danh sách đen của bạn hoặc danh sách đen của đơn vị vận chuyển hay không
- Lọc đơn hàng cẩn thận, với những đơn hàng comment trên fanpage, shop nên chủ động liên hệ với số điện thoại của khách hàng trước khi giao để chứng thực đơn hàng
- Với khách hàng đặt qua website hoặc tin nhắn mess, bạn cần xác định đơn hàng ít nhất hai lần. Xác nhận giá tiền sản phẩm kèm phí thu hộ để nhận sự đồng ý của người mua hàng
- Chỉ những khách hàng đưa đầy đủ thông tin: địa chỉ cụ thể, số điện thoại, tên người đặt hàng thì mới tiến hành lên đơn hàng.
>> Xem thêm: Độc chiêu xử đẹp khách bom hàng của chủ shop online
Qua những chia sẻ kinh nghiệm trên, bạn đã tự tin làm giảm đơn hàng ảo chưa? Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong quá trình ngăn đơn hàng ảo hãy tham khảo ngay Goship – giải pháp vận chuyển hoàn toàn mới được tích hợp với 10 đơn vị vận chuyển uy tín: J&T Express, EMS, Ninja Van, GHN, GHTK,… mang đến nhiều lựa chọn hơn ở phí gửi hàng. Nhờ đó, bạn có thể tìm được phí thấp nhất, phù hợp với chiến lược của mình. Đồng thời, đừng bỏ qua những tính năng vượt trội của Goship như:
- Quản lý đơn hoàn. Là giải pháp giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng ảo, dẫn tới mất hàng mà không kiểm soát được
- Ứng dụng thuật toán Big Data để tư vấn về đơn hàng ảo. Đưa ra cảnh báo với số điện thoại/ địa chỉ thường xuyên đặt hàng ảo
- Quản lý đơn hàng tập trung. Giải pháp của bán hàng đa kênh, chỉ cần một hệ thống là đã quản lý được tất cả đơn hàng từ đa kênh cùng một lúc
- Quản lý đồng bộ tại một điểm giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi quá trình kinh doanh một cách tổng quát
- Đồng thời theo dõi quá trình đơn hàng được giao và tạo đơn đến giao hàng theo từng giao dịch
- Lưu trữ toàn bộ đơn hàng trên hệ thống với đầy đủ thông tin khách hàng, sản phẩm, giá tiền,…
- Tạo đơn trực tiếp ngay trên hệ thống, cập nhật toàn bộ tồn kho theo từng giao dịch
- Theo dõi báo cáo đơn giao hàng mọi lúc mọi nơi chỉ bằng thiết bị thông minh, trực quan, giúp quản lý kho hàng, nhân viên hay cửa hàng dễ dàng hơn.
Hy vọng rằng với giải pháp mới của Goship sẽ giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn. Ngăn chặn đơn hàng ảo để tối đa hoá lợi nhuận.