Hoàn hàng luôn là nỗi ám ảnh bủa vây của nhiều chủ shop bán hàng online. Có nhiều lý do dẫn đến việc hoàn hàng từ khách hàng, cho dù có là bất cứ nguyên nhân nào thì chủ shop vẫn là người nhận nhiều “đau thương” nhất. Vậy có bí quyết nào giúp giảm tỷ lệ hoàn hàng hay khách bùng hàng hay không?

Hàng hoàn là gì?

Hiểu theo một cách đơn giản, hoàn hàng là tình trạng trả hàng lại cho người gửi do không thể chuyển phát cho người nhận.

Người gửi sẽ thanh toán toàn bộ cước phí vận chuyển 2 chiều cũng như các chi phí chuyển phát nhanh phát sinh trừ trường hợp có thoả thuận với đơn vị vận chuyển.

Đây là lý do nhiều cửa hàng mới vận hành nên cần lưu ý và tìm hiểu hoàn hàng là gì để hạn chế phát sinh những vấn đề khi kinh doanh. Tình trạng này không chỉ khiến cho bạn tốn kém chi phí chuyển phát mà còn tăng nguy cơ hư hỏng hàng hóa, điển hình như thực phẩm hỏng hóc do thời gian vận chuyển lâu.

Bí quyết giúp giảm tỷ lệ chuyển hoàn?

Bất kỳ chủ shop kinh doanh mới hay lâu năm đều than ôi trước mỗi đơn hoàn hàng. Cho dù các bên vận chuyển cũng có chính sách hỗ trợ phí hoàn hàng, giảm bớt gánh nặng phí ship nhưng shop cũng nên chủ động giảm thiểu tỷ lệ chuyển hoàn.

Dự đoán tỷ lệ hoàn theo khu vực và lý do

Qua các dữ liệu giao hàng trước đó, bạn có thể phân tích lý do dẫn đến việc tỷ lệ hoàn hàng cũng như khu vực nào có tỷ lệ hoàn cao để có biện pháp khắc phục. 

Một số khu vực có tỷ lệ hoàn rất cao, vì vậy bạn có thể chú ý theo dõi bưu tá chi tiết hơn và có hướng xử lý cho những đơn khi giao tại khu vực đó. Có thể liên hệ trước khi giao hoặc yêu cầu người mua ra bưu cục để nhận hàng.

Hiện tại, Goship là hệ thống cho phép truy xuất dữ liệu để thu về thông tin về lịch sử khách bom hàng, để chủ shop có hướng giải quyết trước khi gửi đơn đi.

Ước lượng thời gian vận chuyển

Khi tạo được đơn hàng vận chuyển bạn nên xem xét thêm về thời gian giao hàng dự kiến, sau đó báo lại với khách mua.

Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có chỉ tiêu giao hàng riêng cho từng khu vực. Với các đơn hàng giao đến khu vực xã, huyện hay xa trung tâm thì thời gian giao hàng sẽ chênh lệch tương đối so với dự kiến mà hãng đưa ra.

>> Xem thêm: Top 10 dịch vụ giao hàng nhanh và tiết kiệm nhất Việt Nam 2022

Đối với các đơn đến trung tâm tỉnh, thành phố thì chỉ tiêu giao hàng sẽ chính xác hơn. Việc bạn cần làm là gửi hàng cho khách thời gian dự kiến chính xác mà hệ thống đưa ra và nhắc nhở người mua giữ liên lạc để nhận hàng. 

Ví dụ như khi hệ thống gửi hàng của Goship, bạn sẽ nhận được hàng loạt các đơn vị vận chuyển đính kèm giá ship cùng thời gian ước tính giao hàng.

Cung cấp tối thiểu 2 số điện thoại

Theo thống kê có đến 40% đơn hoàn hàng là do không thể liên lạc được với người nhận. Vì vậy, khuyến cáo người gửi hàng nên cung cấp thêm số điện thoại dự phòng của người nhận để hạn chế bưu tá không liên lạc được khi đi giao hàng

Đặc biệt, các đơn hàng giao đến các vùng xa, tại các khu vực này thường không có địa chỉ rõ ràng và khu vực lại cách xa nhau. Trước khi giao hàng bưu tá cần gọi điện thoại trước cho người nhận. Nếu không liên lạc được với người mua hàng thì đơn hàng sẽ không được giao và lưu kho bưu cục chờ ngày phát lại.

Theo dõi hành trình đơn hàng liên tục

Bạn cũng nên theo dõi vận đơn cho đến khi đơn hàng được cập nhật giao hàng thành công. Sau khi giao hàng cho bưu tá, không phải bạn đã hết trách nhiệm với đơn hàng và phó mặc cho bên vận chuyển. Hãy chủ động hơn và thường xuyên theo dõi hành trình đơn hàng cho đến khi đơn hàng cập nhật trạng thái cuối.

Vì vậy ngay khi đơn hàng gặp trạng thái “Giao hàng không thành công” hoặc “Chờ xác nhận chuyển hoàn”, hãy phối hợp với đơn vị vận chuyển để xử lý đơn hàng. Tránh trường hợp quá hạn xử lý, phần thiệt sẽ thuộc về bạn vì đơn hàng đã tự động chuyển hoàn.

Gửi thông tin vận chuyển cho người mua

Làm sao để tạo sự tin tưởng cho người mua hàng với dịch vụ ship COD? Đó là cung cấp đầy đủ thông tin mà họ muốn, bao gồm: đơn vị vận chuyển, mã vận đơn, để họ có thể tự theo dõi hành trình của đơn hàng.

Người mua có thể truy cập vào website của hãng vận chuyển để tra cứu vận đơn và để biết được khi nào hàng giao đến địa chỉ của mình.

Như vậy người nhận sẽ lưu ý cầm sát điện thoại của mình và có mặt tại địa điểm giao hàng để bưu tá có thể liên hệ để giao hàng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn định vị bưu phẩm VNPost, GHTK, Viettel Post,… với mã vận đơn đơn giản

Đóng gói hàng cẩn thận

Những nhà bán hàng cá nhân hoặc các doanh nghiệp thương mại điện tử Việt Nam thường ít quan tâm đến vấn đề đóng gói. Họ thường phó mặc cho hãng vận chuyển hoặc có đóng gói nhưng không chuyên nghiệp.

Những vấn đề các sàn thương mại điện tử hiện nay quan tâm đến đóng gói hàng hóa trong vận chuyển, bao bọc chuyên nghiệp và khiến cho người mua hàng rất hài lòng khi nhận đơn.

>> Xem thêm: Mẹo đóng gói hàng hóa đúng cách khi sử dụng dịch vụ giao hàng?

Đóng gói hàng hoá chuyên nghiệp sẽ mang đến hiệu quả bất ngờ cho các người bán:

• Giảm thiểu tỷ lệ vỡ hỏng hàng hoá, móp méo khi vận chuyển
• Giảm thiểu tỷ lệ mất hàng, nhầm hàng, thiếu hàng trong vận chuyển
• Thương hiệu được quảng bá trên bao bì đóng gói
• Tăng độ hài lòng của người mua về sản phẩm.

Thông báo sớm hãng vận chuyển khi cần thay đổi gấp đơn hàng

Khi đơn hàng được xử lý và trên đường vận chuyển đến tay khách hàng, bạn không thể nào thay đổi thông tin đơn hàng trên hệ thống. Tuy nhiên, bạn có thể báo ngay cho bưu cục chuyển phát để thông báo thay đổi sau khi bạn nhận được thông tin cập nhật từ khách hàng.

Goship mang đến giải pháp tân tiến cho việc vận chuyển hàng hóa bao gồm thông tin, chính sách giao hàng để bạn có thể liên hệ ngay khi có trường hợp khẩn cấp. Đặc biệt khi bạn đang sử dụng nhiều đơn vị vận chuyển, rất khó để quản lý đơn hàng nào đang thuộc trách nhiệm của bên nào. 

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ kinh nghiệm của Goship về cách xử lý khôn ngoan nhất dành cho chủ shop khi ship COD để giảm tỷ lệ hoàn hàng. Ngoài ra, khi kết nối với Goship bạn cũng không phải lo khi Goship cam kết tỷ lệ hoàn dưới 5% và có bồi thường phần phí hoàn của phần chênh trên 5%.