Tình cờ xem bảng cân đối lợi nhuận thì thấy chi phí quản lý giao hàng bị chênh lệch khá nhiều so với các chi phí khác. Tuy nhiên, chi phí cao nhưng kết quả thì thật chán chê, nhiều đơn vẫn còn đang nằm trong danh sách hoàn về. Vậy làm cách nào để quản lý giao hàng hiệu quả, đừng bỏ qua bài viết này nhé.

Quản lý giao hàng là gì?

Quản lý giao hàng hay còn gọi là quản lý đơn đặt hàng, là hoạt động kiểm soát và theo dõi toàn bộ tình trạng đơn hàng bao gồm các công đoạn khác nhau như tiếp nhận đơn hàng, đóng gói sản phẩm, vận chuyển đơn hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng.

Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và tính chất của hoạt động kinh doanh online hay truyền thống để chọn được hình thức quản lý thích hợp:

• Quản lý bằng phương pháp trực tiếp: Đây là phương pháp chia nhân viên thành các nhóm nhỏ để thực hiện một số đơn hàng nhất định và chịu sự giám sát của trưởng nhóm
• Quản lý dựa vào chức năng: Đây là phương pháp phân chia nhân viên theo mỗi bộ phận chức năng riêng biệt tùy vào tính chất của doanh nghiệp
• Quản lý theo sản phẩm: Đây là phương pháp kiểm soát và theo dõi từng nhóm sản phẩm được phân loại
• Quản lý tuỳ vào vị trí: Đây là phương pháp chia nhóm người tiêu dùng theo từng khu vực để có cách quản lý thích hợp.

Công việc quản lý giao hàng không chỉ ảnh hưởng đến nội bộ nhân sự và cơ sở hạ tầng mà còn ảnh hưởng đến các nhà cung ứng sản phẩm cũng như công tác quản lý.

Quy trình quản lý đơn hàng đúng chuẩn

Quy trình quản lý giao hàng chuẩn không cần chỉnh được chia thành 6 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin đặt sản phẩm từ khách hàng

Với những đơn đặt hàng được tiếp nhận từ các kênh bán hàng khác nhau sẽ có cách xác nhận thông tin đặt hàng khác nhau:

• Thương mại điện tử: Thông tin đặt hàng chi tiết được gửi về tài khoản trên trang bán hàng thương mại điện tử Shopee/ Lazada/ Tiki hoặc qua tin nhắn SMS
• Web bán hàng: Thu thập thông tin đặt hàng giống với các trang web thương mại điện tử. Song còn tùy thuộc vào cách xây dựng website
• Mạng xã hội (Facebook, Zalo): Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ người mua trực tiếp từ tin nhắn hoặc bình luận trên mạng xã hội. Nhiều mạng xã hội đã được tích hợp tính năng đặt hàng tương tự như thương mại điện tử
• Điện thoại: Khách hàng sẽ được gọi trực tiếp đến cho người bán để cung cấp thông tin đặt hàng.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi đã tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng, cần kiểm tra sản phẩm đó ở trong còn để cung cấp cho khách hàng hay không?

Sau khi tiếp nhận thông tin đặt hàng, shop cần kiểm tra sản phẩm có còn đủ số lượng để cung cấp hay không?

• Nếu như sản phẩm không còn đủ để đáp ứng cho khách hàng thì sẽ đưa ra hướng giải quyết tốt nhất
• Nếu sản phẩm còn đủ để đáp ứng cho khách hàng thì tiếp tục chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Chốt đơn hàng

Hành động chốt đơn hàng cần thu thập đầy đủ các thông tin thiết yếu của khách hàng như:

• Họ và tên khách hàng
• Tên và mã sản phẩm
• Địa điểm để nhận hàng
• Tổng số tiền của đơn hàng nhận được
• Thời gian giao hàng dự kiến

Bước 4: Đóng gói sản phẩm

Tuỳ theo kích thước và tính chất của mỗi sản phẩm sẽ có quy cách đóng gói phù hợp khác nhau nhằm đảm bảo cho quy trình đóng gói theo quy chuẩn, qua từng bước như sau:

• Chuẩn bị nhiều kích thước hộp để quá trình đóng gói diễn ra nhanh chóng hạn chế phát sinh chi phí
• Lựa chọn bao bì đóng gói phù hợp với từng sản phẩm để hạn chế việc lãng phí
• Dán nhãn hàng dễ vỡ nếu đó là các sản phẩm thuộc hàng nhạy cảm như sứ, thuỷ tinh, đồ điện tử,…

Bước 5: Giao hàng

Quá trình vận chuyển đơn hàng đến khi khách hàng cần thực hiện qua các bước sau đây:

• In nhãn vận chuyển lên trên đơn hàng và tiến hành gửi hàng cho các bên đơn vị vận chuyển
• Ghi dấu thêm những đơn hàng được giao đi trên trang bán hàng cũng như hệ thống quản lý giao hàng
• Gửi email xác nhận hàng đã được giao thành công cùng thông báo tình trạng đơn hàng để giúp khách hàng tiện thời theo dõi.

Bước 6: Xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng

Để đảm bảo cửa hàng luôn nằm trên tình thần giải quyết các hoạt động phát sinh sau khi bán hàng kịp thời. Những vấn đề phát sinh gặp sau bán hàng như: Trả hàng – hoàn tiền, khiếu nại bồi thường,…

Sau khi vận chuyển đơn hàng đến với tay của người mua, shop có thể chủ động liên hệ đến cho khách hàng ghi nhận phản hồi về sản phẩm cũng như dịch vụ giao, nhận và đóng gói. Nếu khách hàng chưa hài lòng với sản phẩm, nên chủ động liên hệ để hỏi về lý do.

Sử dụng phần mềm quản lý giao hàng tiết kiệm thời gian và chi phí

Như đã bật mí, để quản lý giao hàng hiệu quả và tiết kiệm được rất nhiều chi phí, bạn nên sử dụng thêm phần mềm/ hệ thống quản lý giao hàng. Với hệ thống nổi bật nhất thời điểm hiện tại, Goship mang đến cho shop nhiều ưu điểm như:

• Tích hợp các đơn vị vận chuyển hàng đầu trong nước như: GHTK, GHN, Nhất Tín Expess,… để có thể tự do lựa chọn các nhà vận chuyển phù hợp giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí hiệu quả
• Theo dõi hành trình mua hàng: Các dữ liệu về sản phẩm giao hàng đều được đồng bộ theo thời gian thực nhằm giúp shop nắm được tình hình quan sát
• Quản lý đồng bộ đơn hàng tại một điểm duy nhất nhằm giúp chủ shop theo dõi tình hình, dữ liệu một cách tổng quát nhất
• Goship còn lưu lại toàn bộ dữ liệu đơn hàng trên hệ thống với đầy đủ thông tin khách hàng, giá sản phẩm và tiền thu hộ.

Hướng dẫn quản lý giao hàng hiệu quả tại Goship

Quản lý tài khoản

Khi truy cập vào Goship.io sẽ yêu cầu bạn đăng ký tài khoản để sử dụng các tính năng của hệ thống này. Các thông tin cần thiết để thiết lập tài khoản bao gồm: tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, tên shop,…

Quản lý nhãn dán

Để hoạt động giao hàng trên Goship, shop có thể quản lý đơn đặt hàng qua các nhãn: đã tạo, đang chờ (chuyển đến hệ thống tiếp nhận của nhà vận chuyển), đã xác nhận (nhà vận chuyển tiếp nhận đơn), đang xử lý, đang lấy hàng, nhà vận chuyển đã điều phối nhân viên lấy hàng, chờ giao và đơn giao hàng hoàn tất.

Ngoài ra, còn một số nhãn dán liên quan đến việc giao hàng thất bại, bao gồm: đang trả hàng, đơn giao hàng đang trong quá trình chuyển hoàn, tạm thời giao không thành công, không giao được.

Quản lý đơn vị vận chuyển

Với đa dạng các đơn vị vận chuyển có trên thị trường hiện nay, bạn có thể tự do lựa chọn các bên vận chuyển có phí ship phù hợp nhất. Bạn còn có thể chọn lựa theo tiêu chí số lượng đơn giao hàng thành công, tỷ lệ hoàn hàng thấp và độ tin cậy cao.

Quản lý đơn hoàn hàng

Quản lý đơn hoàn hàng giúp cho shop biết được chỉ số bán hàng của mình. Thông thường bạn nên cân đối đơn hoàn hàng và đơn thành công ở mức thấp nhất có thể. Nếu bạn không thể tự mình cân đối thì có thể tham khảo ngay Goship. Chúng tôi cam kết tỷ lệ dưới 5% cho đơn hoàn hàng.

Quản lý thanh toán

Với dịch vụ thu hộ, nhà bán thường quan tâm đến thời gian thanh toán của bên vận chuyển. Goship công bố 2 ngày sau khi giao hàng thành công và 3 lần mỗi tuần vào thứ 2, thứ 4 và thứ 6.

Quản lý giao hàng là vấn đề cần chú tâm trong suốt quá trình kinh doanh online. Do đó hy vọng rằng qua chia sẻ trên của Goship sẽ giúp cho bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách thức kiểm soát và theo dõi đơn hàng cụ thể và hiệu quả nhất. Chúc các bạn kinh doanh thành công.