Quản lý vận đơn là công việc khó nhằn, nhưng lại cực kỳ quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh. Bởi vì rất khó để tối ưu quy trình từ đầu đến cuối nên bạn cần lưu ngay các phương pháp được Goship “vắt não” dưới đây để áp dụng cho hệ thống quản lý kinh doanh của mình nhé.

Quản lý vận đơn là gì?

Quản lý vận đơn là công đoạn xác nhận đơn hàng, theo dõi, đánh giá và hoàn thành đơn hàng mà khách hàng đặt lên tất cả trên các kênh, nền tảng kinh doanh khác nhau. Đây là công việc không mấy dễ dàng khi ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cũng như trải nghiệm của shop.

Để quản lý đơn hàng tốt hơn, người quản lý/ chủ shop kinh doanh cần phải nắm bắt và cân đối được rất nhiều yếu tố, đảm bảo quy trình kinh doanh không bị ảnh hưởng. Vì đơn hàng để đến được tận tay của người nhận, cần trải qua nhiều quy trình, có thể ví như mạng nhện, cực kỳ phức tạp.

Hệ thống quản lý vận đơn có thể xem như hệ thống giám sát kết quả hoạt động kinh doanh. Một quy trình quản lý đơn hàng chuẩn thì sẽ giúp bạn kiểm tra về thông tin hàng hóa trong kho, tiếp cận thông tin đơn hàng và các thông tin cơ bản như tên khách hàng, tên sản phẩm, số tiền cần thanh toán, thời gian giao hàng,…

Hệ thống quản lý đơn hàng giúp đồng bộ hoá đơn trong các khâu, xoa dịu sự hài lòng khi khách nhận được đơn hàng. 

Khi quản lý đơn hàng hiệu quả thì bạn cần tránh những rủi ro về tình trạng mất mát hàng hoá, gửi sai hàng hóa,.. đồng thời nắm bắt thông tin tình trạng vận đơn kịp thời nhằm giải quyết những sai sót và sự cố phát sinh kịp thời.

Cách quản lý vận đơn hiệu quả, giảm thiểu chi phí

Tối ưu quy trình quản lý tồn kho

Chức năng chính của quản lý vận đơn là quản lý hàng tồn kho chính xác. Hàng tồn kho là yếu tố hàng đầu để hoàn thành đơn hàng và số lượng hàng tồn kho cần phản ánh chính xác chất lượng và tình hình kinh doanh của cửa hàng. Chỉ cần một sai lệch nhỏ cũng đủ khiến cho hàng tồn kho bị ảnh hưởng đáng kể đến tiến trình kinh doanh.

Chủ kinh doanh hẳn sẽ quen với nguyên tắc FIFO khi quản lý hàng tồn, tức hàng nào đến trước sẽ được ưu tiên đẩy trước, nhằm tránh bị quá date hư hỏng do không bán được hàng. 

Tình trạng thường gặp hiện nay, nhiều nhà quản lý vẫn còn sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng thủ công bằng excel hoặc viết tay. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến sự chính xác và hiệu quả công việc. 

Phân loại hàng hóa thuận tiện

Với trải nghiệm của khách hàng ngày càng được nâng cao, họ sẽ khó có thể chấp nhận được sự chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng với bất cứ lý do nào. Vì vậy, phân loại hàng hóa là các tối ưu nhất giúp bạn nhanh chóng xử lý đơn hàng, đảm bảo quy trình bán hàng xảy ra đúng theo mong muốn của khách hàng.

Goship không đề cập đến phân loại hàng hóa trong kho hàng của bạn mà là sắp xếp theo danh mục trong phần mềm/ ứng dụng để giúp các chủ cửa hàng quản lý đơn hàng dễ dàng hơn.

Nếu hệ thống thuận tiện, bạn có thể tìm kiếm thông tin của đơn hàng thông qua mã hàng hoá một cách dễ dàng. Điều này nhằm giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả bán hàng nhanh chóng, phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng.

Giám sát và quản lý vận chuyển

Sau khi đơn hàng đã được xác nhận cũng như hoàn tất để giao đơn cho khách hàng. Quy trình vận chuyển đơn hàng sẽ là khâu quan trọng kế tiếp. Tại khâu bán hàng này, người bán sẽ bắt đầu đóng gói đơn hàng và giao hàng cho khách.

Để quy trình giám sát chặt chẽ, người bán cần xác định rõ về thông tin cần thiết như tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, mức phí ship COD,.. Người bán cũng nên theo dõi đơn hàng và tình trạng đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

Việc chọn lựa đơn vị vận chuyển phụ thuộc rất lớn vào sự thành công của vận đơn. Bạn cũng có thể quản lý vận đơn với cách thức đơn giản. Hoặc tiện lợi hơn là lựa chọn Goship nhằm kết nối đến 10 đơn vị vận chuyển khác nhau để bạn chủ động chọn mức giá phù hợp.

Giải quyết sự cố kịp thời

Hàng đã giao thành công nhưng chưa phải đã kết thúc. Còn rất nhiều sự cố giao hàng hiện hữu như khách có thể không nhận hàng, khách đòi trả hàng.

Hoặc cũng có thể nguyên nhân từ phía người bán như: hàng lỗi, hàng không giống như hình,… Tuy khó nhưng không phải không xử lý được, bạn cần phải nắm bắt tình huống nhanh, xử lý khôn khéo để giữ chân khách hàng.

Chọn hệ thống quản lý phù hợp

Miếng bánh ngon trong ngành cũng đã được chia đều, nên có không ít các phần mềm hỗ trợ quản lý vận đơn. Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn hàng phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh của chủ shop.

Vì vậy đừng nhắm mắt chọn đại một phần mềm nào chỉ vì giá rẻ nhé, hãy cân nhắc về tính năng, chất lượng và những tối ưu mà nó mang lại cho việc bán hàng của bạn.

Hệ thống quản lý vận đơn Goship giúp bạn quản lý đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm tối đa thời gian xử lý đơn hàng. Cụ thể bạn có thể rút ngắn được thời gian kiểm tra đơn nhờ tính năng quản lý đơn tập trung, phân loại tình trạng hàng hóa, xuất báo cáo nhanh, chính xác.

Những thông tin về đơn hàng luôn được cập nhật và đồng bộ ngay trên hệ thống. Vì thông tin lưu trữ trên hệ thống trên Goship không thể cân đo đong đếm nên bạn có thể lưu trữ lượng lớn dữ liệu đơn hàng thoải mái mà không sợ hết tài nguyên.

Với những thông tin về cách tối ưu quản lý vận đơn được chia sẻ bên trên, mong rằng bạn đã tìm ra được giải pháp tốt nhất phù hợp với công việc quản lý kinh doanh của mình.