Đối soát vận chuyển là gì? Quy trình đối soát COD chuẩn cho shop
Đối soát vận chuyển là gì?
Đối soát vận chuyển là quá trình đối chiếu và rà soát số liệu giữa shop và đơn vị vận chuyển: tiền thu hộ COD, cước phí, phí hoàn hàng và các khoản phát sinh. Mục tiêu là thu hồi đúng, đủ tiền hàng và phát hiện sai lệch trước khi chúng tích lũy thành thất thoát lớn.
Công thức tính tiền đối soát (tham khảo GHTK):
Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) − Phí giao hàng − Phí bảo hiểm − Phí chuyển hoàn − Phí lưu kho − Phí thay đổi địa chỉ − Phí đồng kiểm − Phí chuyển khoản + Khuyến mãi (nếu có)
Vì sao shop bắt buộc phải đối soát?
Khi dùng dịch vụ thu hộ, hãng vận chuyển giữ tiền hàng của bạn cho đến kỳ thanh toán. Không đối soát đồng nghĩa với:
- Không phát hiện đơn quá hạn chưa nhận tiền hoặc bị bỏ sót khỏi kỳ thanh toán
- Không kiểm soát được chênh lệch cước (sai trọng lượng quy đổi, áp sai vùng)
- Không nắm được đơn hoàn về có nguyên vẹn hay đã hư hỏng, thất lạc
Quy trình đối soát hai chiều chuẩn
1. Duy trì file gốc
File gốc là danh sách toàn bộ đơn đã bàn giao cho hãng vận chuyển kèm trạng thái. Khi bàn giao hàng, xuất danh sách để shipper xác nhận, gửi hãng và nhận lại file có mã vận đơn của từng đơn.
2. Đối soát tiền COD
Khi hãng thanh toán, họ gửi kèm file xác nhận số tiền từng đơn. Dùng VLOOKUP (hoặc phần mềm) khớp mã vận đơn với file gốc, chuyển trạng thái Hoàn thành. Đơn quá hạn chưa nhận tiền → lập danh sách yêu cầu hãng giải trình.
3. Đối soát cước vận chuyển
Nếu deal đồng giá, chỉ cần nhân cước với tổng đơn. Nếu cước theo trọng lượng / vùng, đối chiếu từng đơn để phát hiện áp sai cước — lỗi nhỏ nhưng nhân với nghìn đơn là con số đáng kể.
4. Đối soát hàng chuyển hoàn
Kiểm tra chất lượng hàng hoàn về: thiếu, hư hỏng hay tráo đổi đều phải lập biên bản và yêu cầu bồi thường ngay trong thời hiệu khiếu nại.
Đối soát tự động đa hãng với Goship
Dùng nhiều hãng vận chuyển đồng nghĩa với nhiều file đối soát, nhiều chu kỳ thanh toán khác nhau. Goship gom toàn bộ về một hệ thống: đối soát COD tự động, minh bạch từng khoản phí, và thanh toán trong 2 ngày sau giao thành công — 3 lần mỗi tuần vào thứ 2, 4, 6.
Xem thêm: Đối soát COD | So sánh phí COD các hãng | Ship COD là gì?